Giới thiệu những điều cơ bản về cách viết email công việc cho người nước ngoài! [Có câu ví dụ]

Khi làm việc tại Nhật Bản, bạn thường phải gửi email công việc. Nhiều người có lẽ không biết cách viết email.
Email công việc của người Nhật có những quy tắc về lời chào và cách sử dụng ngôn ngữ. Chúng có vẻ hơi khó, nhưng bất kỳ ai cũng có thể viết được nếu nắm được những điểm chính.

Bài viết này sẽ giới thiệu cách viết email công việc dễ hiểu cho người nước ngoài. Ngoài ra còn có các câu ví dụ bạn có thể sử dụng ngay, vì vậy hãy tham khảo khi viết email nhé!

Những điều cơ bản về viết email kinh doanh

Có một số cách nhất định để viết email công việc ở Nhật Bản.
Trước tiên, hãy cùng xem xét những điều cơ bản về viết email, bao gồm nội dung cần viết và thứ tự viết.

①Cài đặt người gửi

Khi gửi email, điều quan trọng là phải suy nghĩ xem email sẽ được gửi đến ai, bằng cách nào và thiết lập người nhận chính xác.
Có ba cài đặt người nhận: “To”, “Cc” và “Bcc”, mỗi cài đặt có ý nghĩa và cách sử dụng riêng.

Gửi cho người không liên quan có thể gây ra vấn đề, vì vậy hãy chắc chắn kiểm tra địa chỉ cẩn thận trước khi gửi.

②Chủ đề

Tiêu đề email rất quan trọng trong việc truyền tải nội dung. Hãy viết ngắn gọn và đơn giản để người nhận có thể hiểu nội dung email mà không cần mở ra. Nếu tiêu đề bị bỏ trống, người nhận có thể không nhận ra hoặc bỏ qua mà không đọc.

Tuy nhiên, nếu tiêu đề quá ngắn, chẳng hạn như “Yêu cầu” hoặc “Tư vấn”, hoặc nếu bạn đưa vào lời chào, thông điệp của bạn sẽ khó truyền tải. Hãy đặt tiêu đề từ 15 đến 20 ký tự hoặc ít hơn để người nhận hiểu được mục đích của email.
Sử dụng [ ] sẽ làm cho văn bản nổi bật và dễ đọc hơn.

Ngoài ra, tiêu đề email sẽ khác nhau tùy thuộc vào nội dung email.

③Địa chỉ

Khi viết nội dung email, trước tiên hãy viết tên người nhận để làm rõ email gửi cho ai. Viết tên người nhận theo thứ tự sau: tên công ty, tên phòng ban và tên.
Khi gửi email cho người có chức danh, chẳng hạn như quản lý hoặc trưởng bộ phận, hãy thêm chức danh công việc trước tên.

Nếu bạn không biết tên người nhận thư, bạn có thể viết “ご担当社様（Kính gửi Người phụ trách）” hoặc “御中（Onchu）”. “Onchu” là một từ thể hiện sự tôn trọng đối với một tổ chức và những người trong tổ chức đó, và cũng có thể được sử dụng để liên hệ với toàn bộ công ty hoặc phòng ban. Nếu bạn viết “○○株式会社 御中（Onchu, XX Co., Ltd.）”, nó có nghĩa là “Kính gửi tất cả mọi người tại XX Co., Ltd.”

Việc xưng hô không đúng cách với người khác được coi là bất lịch sự. Trước khi gửi, hãy đảm bảo kiểm tra xem chữ kanji của tên công ty và tên đã chính xác chưa và bạn có quên ghi chức danh không.

Nếu bạn gửi cho ai đó trong cùng công ty, bạn chỉ cần sử dụng tên phòng ban hoặc chức danh công việc kèm theo tên. Tùy thuộc vào quy định của công ty, bạn có thể cần sử dụng “san” thay vì “sama”.

④Lời chào mở đầu

Tiếp theo, hãy viết một lời chào đơn giản. Ở Nhật Bản, lời chào phổ biến là “Cảm ơn vì sự giúp đỡ của anh/chị”.
Sau lời chào, hãy viết tên công ty và tên của bạn.

⑤Yêu cầu

Sau lời chào, hãy nêu mục đích chính của email.
Trước tiên, hãy làm rõ nội dung email, sau đó viết bất kỳ thông tin hoặc chi tiết cần thiết nào.

Để đảm bảo người nhận có thể hiểu nội dung ngay lập tức, hãy viết câu càng đơn giản càng tốt và chỉ bao gồm những thông tin cần thiết. Nếu bạn cần truyền tải nhiều thông tin, hãy đảm bảo làm cho câu dễ đọc bằng cách chia câu hoặc sử dụng ngắt dòng.

⑥Lời kết

Cuối tin nhắn, hãy viết lời chào cuối cùng. vì vậy hãy nhớ thêm lời chào.

⑦Chữ ký

Cuối nội dung email, hãy thêm một “chữ ký” tóm tắt thông tin của bạn.
Trong chữ ký, hãy ghi rõ họ tên, tên công ty, tên phòng ban, số điện thoại, số fax, địa chỉ email, URL công ty, v.v., được phân cách bằng ký hiệu hoặc đường kẻ.

Chữ ký giúp người khác dễ dàng liên hệ với bạn hơn và cũng tạo ấn tượng về sự tin cậy.

Quy tắc khi gửi email công việc

Ngay cả khi nội dung email của bạn chính xác, nếu bạn không cẩn thận về cách gửi, người nhận có thể cho rằng bạn thô lỗ.
Sau đây, chúng tôi sẽ giới thiệu những quy tắc cần lưu ý khi gửi email công việc.

Đừng gửi vào đêm khuya

Nếu có thể, hãy gửi email công việc trong giờ làm việc (khoảng 9 giờ sáng đến 6 giờ chiều các ngày trong tuần).

Nếu bạn gửi email vào ban đêm hoặc cuối tuần, bạn có thể nhận được thông báo trong thời gian rảnh rỗi, điều này có thể gây bất tiện. Trừ khi vấn đề quá khẩn cấp, tốt nhất bạn nên gửi vào sáng hôm sau.

Kiểm tra xem người nhận và tin nhắn có chính xác không

Luôn kiểm tra lỗi trong email trước khi gửi.

Nếu bạn gửi tin nhắn có thông tin sai, tin nhắn đó có thể gây khó chịu cho người nhận hoặc rắc rối, vì vậy hãy chắc chắn kiểm tra lại tin nhắn trước khi gửi.

Trả lời sớm nhất có thể

Khi nhận được email, việc trả lời ngay trong ngày được coi là phép lịch sự. Nếu không thể trả lời ngay, hãy nói “Tôi sẽ trả lời vào một ngày cụ thể” để người kia cảm thấy thoải mái.

Trả lời nhanh chóng cũng giúp xây dựng lòng tin, vì vậy điều quan trọng là phải kiểm tra mỗi ngày xem bạn có nhận được email nào không. Khi đọc email, hãy cố gắng trả lời càng sớm càng tốt.

Khi viết email công việc, hãy đảm bảo tuân thủ đúng nghi thức và viết cẩn thận!

Lần này, chúng tôi giới thiệu về cách viết và quy tắc ứng xử trong email công việc.
Có những phong cách viết và quy tắc ứng xử cố định cho email công việc tại Nhật Bản, nhưng bất kỳ ai cũng có thể viết nếu hiểu rõ từng điểm. Khi viết email, điều quan trọng là phải đảm bảo người nhận dễ đọc, đồng thời tuân thủ đúng trình tự địa chỉ, lời chào, mục đích, chữ ký, v.v.
Ngoài ra, hãy lưu ý đến quy tắc ứng xử, chẳng hạn như không gửi email vào đêm khuya, kiểm tra lỗi và trả lời càng nhanh càng tốt.

Ban đầu có vẻ hơi khó, nhưng bạn sẽ quen dần khi viết nhiều hơn. Email lịch sự cũng giúp xây dựng lòng tin, vì vậy hãy nhớ sử dụng bài viết này làm tài liệu tham khảo và thử viết email công việc nhé!

Tại Balipla Global, chúng tôi hỗ trợ người nước ngoài muốn làm việc tại các khách sạn và nhà nghỉ ở Nhật Bản. Chúng tôi có thể hỗ trợ bạn trong nhiều lĩnh vực, bao gồm xin thị thực, thủ tục nhập cư và chuẩn bị phỏng vấn. Chúng tôi cũng giới thiệu các công việc chuyên ngành trong lĩnh vực lưu trú và nhà hàng, vì vậy nếu bạn quan tâm, hãy nhớ xem qua các liên kết bên dưới!
Hỗ trợ cơ hội việc làm cho người nước ngoài muốn làm việc tại khách sạn và nhà hàng – Balipura Global

日本のビジネスマナーとは？働く前に知っておきたい基本のルールと文化

日本ではたらくなら、職場でのマナーや日本ならではのビジネス文化を知っておくことが大切です。特に、日本のビジネスマナーは細かいルールが多く…

さらに詳しく

【外国人向け】よく使われるカタカナのビジネス用語をわかりやすく紹介！

日本のホテルではたらくと、普段の会話やミーティングなどで、カタカナのビジネス用語をよく耳にします。英語がもとになっている言葉が多いですが…

さらに詳しく