Nghi thức kinh doanh của người Nhật là gì? Những quy tắc và văn hóa cơ bản bạn nên biết trước khi làm việc

Language

Nếu bạn làm việc tại Nhật Bản, điều quan trọng là phải biết về phép xã giao nơi công sở và văn hóa kinh doanh độc đáo của Nhật Bản. Đặc biệt, phép xã giao trong kinh doanh của Nhật Bản có nhiều quy tắc chi tiết, vì vậy bạn có thể bối rối lúc đầu. Tuy nhiên, bằng cách học phép xã giao cơ bản trong kinh doanh, bạn sẽ tạo được ấn tượng tốt tại nơi làm việc và công việc của bạn sẽ diễn ra suôn sẻ. Đặc biệt, lời chào, quản lý thời gian và sử dụng ngôn ngữ kính ngữ rất quan trọng tại nơi làm việc của Nhật Bản.

Bài viết này cung cấp phần giới thiệu dễ hiểu về phép xã giao cần có tại nơi làm việc ở Nhật Bản.

Những điều cơ bản về nghi thức kinh doanh của người Nhật

để nói xin chào

Lời chào rất quan trọng trong môi trường làm việc của người Nhật. Nếu bạn không chào mọi người, họ có thể nghĩ rằng bạn không có động lực hoặc thô lỗ. Hãy đảm bảo chào họ thật to và rõ ràng. Đừng chỉ nói suông, mà hãy tạo ấn tượng tốt hơn bằng cách nhìn vào mắt họ và mỉm cười khi chào họ.

Hãy đảm bảo rằng bạn có thể sử dụng những lời chào khác nhau tùy theo tình huống.

Nếu bạn muốn biết thêm về cách chào hỏi của người Nhật, hãy xem các bài viết bên dưới!
Hãy cùng học cách chào hỏi của người Nhật! Từ lời chào cơ bản đến lời chào kinh doanh

sử dụng ngôn ngữ kính trọng

Ở Nhật Bản, người ta thường sử dụng kính ngữ khi nói chuyện với cấp trên và khách hàng. Đặc biệt, nếu bạn làm việc trong khách sạn hoặc nhà trọ, dịch vụ khách hàng lịch sự là điều cần thiết, vì vậy lý tưởng nhất là có thể sử dụng kính ngữ đúng cách. Sử dụng kính ngữ đúng cách sẽ khiến khách hàng cảm thấy thoải mái và cũng sẽ dẫn đến ấn tượng tốt.

Ngôn ngữ kính ngữ có thể được chia thành ba loại: ngôn ngữ kính ngữ, ngôn ngữ lịch sự và ngôn ngữ khiêm tốn.

Trong kinh doanh, bạn cũng được yêu cầu diễn đạt lại những từ ngữ hàng ngày theo nhiều cách khác nhau.

đến đúng giờ

Ở Nhật Bản, đúng giờ là rất quan trọng. Nếu ngày làm việc của bạn bắt đầu lúc 9:00, đừng đến đúng 9:00, nhưng hãy đến nơi làm việc sớm hơn 5 đến 10 phút và sẵn sàng bắt đầu làm việc. Nếu bạn có cuộc họp hoặc cuộc hẹn, lý tưởng nhất là bạn nên đến bàn làm việc trước giờ hẹn 5 phút. Việc tuân thủ thời hạn nộp tài liệu, v.v. cũng rất quan trọng. Nếu bạn sẽ đến muộn hơn dự định, hãy cho sếp của bạn biết càng sớm càng tốt rằng bạn sẽ đến muộn. Ở Nhật Bản, người ta cho rằng “đúng giờ = dẫn đến sự tin tưởng”, vì vậy, điều quan trọng là phải ý thức được thời gian trong mọi tình huống.

Hãy chú ý đến nơi bạn ngồi

Trong thế giới kinh doanh Nhật Bản, cũng có những quy tắc về chỗ ngồi. Khi bạn tham gia một cuộc họp kinh doanh, hội nghị hoặc ăn tối với cấp trên hoặc đối tác kinh doanh, hãy cẩn thận về chỗ ngồi của bạn. Nói chung, chỗ ngồi xa nhất từ ​​lối vào được coi là “kamiza” (ghế trên) và dành cho những người có vị trí cao hơn hoặc khách hàng. Mặt khác, chỗ ngồi gần lối vào nhất được coi là “shimoza” (ghế dưới) và thường dành cho cấp dưới và nhân viên mới. Nếu bạn không chắc chắn nên ngồi ở đâu, hãy bắt đầu bằng cách ngồi ở chỗ gần lối vào nhất.

Giữ cho mình được chải chuốt

Ở nơi làm việc tại Nhật, bạn phải ăn mặc chỉn chu.
Vest hoặc quần áo công sở thường ngày là chuẩn mực, và nên tránh quần áo sáng màu hoặc thiết kế và phụ kiện lớn. Điều quan trọng là giữ cho áo sơ mi và cà vạt không bị nhăn, giày của bạn được đánh bóng và sạch sẽ. Giữ tóc gọn gàng và sạch sẽ, và nếu tóc dài, hãy buộc tóc lên để duy trì vẻ ngoài sạch sẽ. Bạn cũng nên chú ý đến những chi tiết nhỏ, chẳng hạn như đảm bảo móng tay của bạn không quá dài và nước hoa của bạn không quá nồng.

Theo cách này, vẻ ngoài đơn giản và sạch sẽ được coi là chuẩn mực ở Nhật Bản, vì vậy điều quan trọng là không khiến người khác cảm thấy khó chịu. Nếu bạn chải chuốt kỹ lưỡng, thái độ của bạn đối với công việc cũng sẽ có nhiều khả năng được đánh giá cao.

Thực hiện “Ho-Ren-So” (báo cáo, liên lạc và tham vấn) thường xuyên

“Ho-ren-so” ám chỉ ba yếu tố “báo cáo”, “liên hệ” và “tư vấn”, và rất cần thiết cho việc vận hành công việc trôi chảy. Trong các doanh nghiệp dịch vụ như khách sạn, nhân viên có thể cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng bằng cách chia sẻ thông tin chính xác với nhau.

Bằng cách thực hiện báo cáo, liên hệ và tham vấn đúng cách, bạn có thể ngăn ngừa sai sót và làm việc nhóm trôi chảy. Tại nơi làm việc của Nhật Bản, điều quan trọng là “báo cáo, liên hệ và tham vấn ngay lập tức nếu có chuyện gì xảy ra”, vì vậy hãy luôn ghi nhớ điều này.

Khi trao đổi danh thiếp, người có địa vị thấp hơn nên đưa trước.

Ở Nhật Bản, theo quy định, người có cấp bậc thấp hơn sẽ là người đưa danh thiếp trước.

Khi trao danh thiếp, hãy cầm bằng cả hai tay, nhìn vào mắt người kia và hơi cúi đầu. Nếu bạn giới thiệu bản thân bằng cách nói, “Tôi là △△ đến từ Công ty ○○. Tôi mong muốn được làm việc với bạn”, bạn sẽ tỏ ra lịch sự hơn. Người nhận cũng nên nhận danh thiếp bằng cả hai tay và nói thêm, “Cảm ơn vì sự giúp đỡ của bạn”.

Còn có những phong cách kinh doanh và văn hóa độc đáo khác của Nhật Bản!

Ngoài ra, Nhật Bản còn có nhiều nghi thức và văn hóa kinh doanh đa dạng.

Đừng gọi mọi người bằng tên riêng trong kinh doanh.

Những người bạn thân gọi nhau bằng tên riêng, nhưng trong thế giới kinh doanh của Nhật Bản, thông thường không gọi mọi người bằng tên riêng mà gọi họ bằng họ và thêm “san”. Tùy thuộc vào công ty, một số người có thể gọi ai đó bằng họ và thêm chức danh công việc, chẳng hạn như “Quản lý XX”. Nếu người đó là khách hàng hoặc đối tác kinh doanh, họ nên được gọi bằng họ và thêm “sama”.

Tránh tiếp xúc cơ thể và ngôn ngữ cơ thể

Ở Nhật Bản, hầu như không có phong tục chạm vào da người khác, không chỉ trong kinh doanh. Tránh chạm vào cơ thể người khác và chỉ bắt tay khi được yêu cầu. Ngôn ngữ cơ thể cũng không được sử dụng nhiều trong kinh doanh và cùng một động tác có thể có ý nghĩa khác nhau tùy thuộc vào quốc gia, vì vậy an toàn hơn là không sử dụng chúng để tránh hiểu lầm.

Tránh phát biểu trực tiếp

Ở Nhật Bản, việc lựa chọn từ ngữ cẩn thận cũng được coi là dấu hiệu của sự cân nhắc đối với người khác và mọi người có thể sử dụng các biểu thức vòng vo khi truyền đạt điều gì đó khó nói. Đặc biệt trong các tình huống kinh doanh, điều quan trọng là phải lựa chọn từ ngữ cẩn thận, vì quá trực tiếp có thể bị coi là thô lỗ với người khác.
Ví dụ, thay vì nói “Tôi không thể làm được”, bạn có thể diễn đạt theo cách nhẹ nhàng hơn bằng cách nói “Có thể hơi khó một chút”. Ngay cả với khách hàng, tốt hơn là nói “Vui lòng kiềm chế” thay vì “Vui lòng dừng lại” nếu bạn không muốn họ làm điều gì đó, điều này sẽ không gây khó chịu. Ngoài ra, bằng cách sử dụng các từ đệm như “Xin lỗi” hoặc “Nếu bạn không phiền” trước chủ đề chính, bạn có thể dễ dàng truyền đạt sự cân nhắc của mình.

Như bạn thấy, có rất nhiều chi tiết nhỏ khác về phép xã giao. Bạn không cần phải nhớ tất cả mọi thứ, nhưng điều quan trọng là phải nắm vững những điều cơ bản và phải biết cân nhắc để không khiến người khác cảm thấy khó chịu. Hãy học từng chút một khi bạn làm việc.

Thực hiện nghi thức kinh doanh của Nhật Bản và xây dựng mối quan hệ tin cậy

Lần này, chúng tôi giới thiệu về nghi thức kinh doanh của Nhật Bản. Có nhiều loại nghi thức kinh doanh khác nhau ở Nhật Bản, nhưng nếu bạn nắm vững những điều cơ bản, bạn có thể làm việc mà không gặp vấn đề gì. Thoạt đầu có vẻ khó khăn, nhưng hãy cố gắng lưu ý đến những điều đơn giản như chào hỏi mọi người và đúng giờ. Việc tuân thủ đúng nghi thức sẽ để lại ấn tượng tốt và giúp xây dựng mối quan hệ tin cậy dễ dàng hơn tại nơi làm việc.

Tại Balipura Global, chúng tôi hỗ trợ người nước ngoài muốn làm việc tại các khách sạn và nhà trọ ở Nhật Bản. Chúng tôi cung cấp nhiều hỗ trợ khác nhau để bạn có thể làm việc tại Nhật Bản một cách an tâm, chẳng hạn như đơn xin thị thực, thủ tục nhập cư và cuộc sống hàng ngày. Chúng tôi giới thiệu các công việc chuyên về ngành “nhà hàng” và “lưu trú”, vì vậy nếu bạn quan tâm, vui lòng xem các liên kết bên dưới!

Hỗ trợ cơ hội việc làm cho người nước ngoài muốn làm việc tại khách sạn và nhà hàng – Balipura Global