Một giới thiệu dễ hiểu về thuật ngữ dịch vụ khách hàng khách sạn dành cho người nước ngoài! Bao gồm các câu ví dụ sẵn sàng sử dụng

Language

Làm việc tại khách sạn Nhật Bản đòi hỏi phải hiểu đúng thuật ngữ dịch vụ khách hàng. Trong khách sạn, bạn gặp rất nhiều khách hàng mỗi ngày. Để khách hàng cảm thấy thoải mái, điều cần thiết là phải sử dụng tiếng Nhật lịch sự. Tuy nhiên, tiếng Nhật có nhiều cách diễn đạt khó, chẳng hạn như kính ngữ và từ đệm, vì vậy bạn có thể bối rối lúc đầu.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu một số cụm từ cơ bản mà bạn có thể sử dụng ngay khi phục vụ khách hàng tại khách sạn. Chúng tôi cũng sẽ giải thích một số lỗi thường gặp và các cụm từ hữu ích dễ hiểu, vì vậy nếu bạn đang nghĩ đến việc làm việc tại một khách sạn Nhật Bản trong tương lai hoặc đã bắt đầu làm việc tại đó, hãy sử dụng bài viết này làm tài liệu tham khảo.

Những cụm từ cơ bản cần sử dụng khi phục vụ khách hàng tại khách sạn

Trong khách sạn, điều quan trọng là sử dụng tiếng Nhật lịch sự, dễ hiểu để đảm bảo khách cảm thấy thoải mái khi lưu trú tại đó.
Ở đây chúng tôi giới thiệu các cụm từ cơ bản thường được sử dụng trong dịch vụ khách hàng hàng ngày. Ngoài việc học nghĩa của các từ, bạn cũng nên học khi nào nên sử dụng chúng và những điểm cần lưu ý.

①Irasshaimase（Chào mừng）

Đây là lời chào đầu tiên mà bạn nói khi khách đến khách sạn của bạn. Một từ này có thể tạo nên sự khác biệt lớn trong ấn tượng mà khách sạn của bạn để lại, vì vậy hãy đảm bảo bạn đối mặt với khách và chào họ bằng một nụ cười và bày tỏ lòng biết ơn của bạn. Nếu bạn nói với giọng điệu cao hơn một chút, bạn sẽ nghe tươi sáng hơn và để lại ấn tượng tốt hơn. Điều quan trọng nữa là không nên kéo dài phần cuối câu của bạn.

②Arigatou gozaimasu（Xin cảm ơn）

Nó thường được sử dụng khi khách hàng gọi món gì đó hoặc khi rời khỏi khách sạn. Nền tảng của ngành dịch vụ khách hàng là thể hiện lòng biết ơn. Khi khách hàng làm điều gì đó cho bạn, tốt hơn là bạn nên chủ động thể hiện lòng biết ơn thay vì xin lỗi.

③Kashikomarimashita（tôi hiểu rồi）

Sử dụng cụm từ này khi bạn muốn truyền đạt rằng bạn đã nhận được yêu cầu của khách hàng. Nó có cùng ý nghĩa với “Wakarimashita”, nhưng đây là cách nói lịch sự và tôn trọng hơn. Nếu bạn muốn truyền đạt sự chấp nhận đơn đặt hàng hoặc yêu cầu của khách hàng, hãy sử dụng “Kashikomarimashita”.

④Shoushou omachikudasai（Anh vui lòng đợi một lát）

Đây là cách nói dùng khi bạn cần để khách chờ hoặc rời khỏi chỗ trong chốc lát.
Câu “Chotto omachi kudasai” nghe có vẻ thân mật nên không phù hợp trong môi trường phục vụ khách sạn.
Thay vào đó, bạn nên dùng “Shou shou omachi kudasai”, sẽ lịch sự hơn.
Ngoài ra, nếu bạn nói “Omachi itadakemasu ka?” hoặc “Omachi kudasaimase”, thì cách diễn đạt sẽ càng lịch sự và mềm mại hơn nữa.

⑤Omatase itashimashita（Xin lỗi vì đã chờ đợi）

Khi quay lại với khách hàng đã chờ đợi một lúc, hãy bắt đầu bằng cách nói “Xin lỗi vì đã để bạn chờ đợi”. Ngay cả khi bạn chỉ để khách hàng chờ đợi trong vài phút, bạn vẫn nên luôn nói cụm từ này. Việc ghi nhớ cụm từ này rất hữu ích vì nó được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau, chẳng hạn như khi làm thủ tục nhận phòng và trả phòng tại quầy lễ tân và tại nhà hàng.

⑥Osoreirimasu（Làm phiền em quá）

Đây là cụm từ dùng để truyền đạt lòng biết ơn hoặc sự hối tiếc. Nó được dùng thay cho “Cảm ơn” khi khách hàng đã làm gì đó cho bạn. Nó cũng thường được dùng như “cushion words”. Khi bạn muốn bắt đầu một cuộc trò chuyện hoặc yêu cầu điều gì đó, chỉ cần thêm cụm từ này vào đầu sẽ làm dịu đi cách diễn đạt.
Chúng tôi sẽ giới thiệu cushion words trong chương tiếp theo.

⑦Moushiwake　gozaimasen（Tôi xin lỗi）

Đây là cụm từ được sử dụng khi xin lỗi khách hàng. Trong dịch vụ khách hàng hoặc tình huống kinh doanh, “sumimasen” lịch sự hơn sẽ phù hợp hơn “moushiwake gozaimasen”. Nếu bạn không thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng hoặc nhận được khiếu nại, điều quan trọng là phải trả lời một cách lịch sự và truyền đạt sự chân thành của bạn. Hãy chú ý không chỉ đến cách lựa chọn từ ngữ mà còn đến biểu cảm khuôn mặt và giọng điệu của bạn.

Hãy cẩn thận khi phục vụ khách tại khách sạn! Những cách diễn đạt dễ nhầm lẫn

Trong các tình huống dịch vụ khách hàng, ngay cả khi bạn nghĩ rằng mình đang nói chuyện lịch sự, bạn vẫn có thể nói năng không tự nhiên hoặc sử dụng ngôn ngữ kính ngữ sai. Ở đây, chúng tôi sẽ giới thiệu rõ ràng một số lỗi thường gặp và cách nói đúng.

Thông tin hữu ích! “cushion words” là thuật ngữ thường được sử dụng trong dịch vụ khách hàng của khách sạn.

Làm việc trong khách sạn, có nhiều tình huống bạn phải đưa ra yêu cầu, từ chối yêu cầu hoặc đưa ra gợi ý cho khách hàng. Khi bạn chào hỏi hoặc bắt đầu nói chuyện với khách hàng, thêm một vài từ ở đầu sẽ làm dịu đi cách diễn đạt của bạn và cung cấp dịch vụ lịch sự, an tâm. Những từ mở đầu này được gọi là “cushion words”.

Có nhiều cách nói đệm (cushion word), vì vậy bạn hãy cố gắng sử dụng phù hợp với từng tình huống.

Nếu bạn đột nhiên nói một yêu cầu hoặc một lời từ chối, tùy thuộc vào người đó, nó có thể được coi là một lệnh hoặc một lời từ chối. Bằng cách sử dụng “từ đệm” trong trường hợp này, bạn có thể làm dịu ấn tượng của cuộc trò chuyện và để lại cho khách hàng ấn tượng rằng bạn “phục vụ họ một cách chu đáo”.

Tuy nhiên, nếu dùng quá nhiều từ đệm (cushion words), câu nói có thể trở nên vòng vo, khó hiểu. Vì vậy, điều quan trọng là bạn phải sử dụng một cách tự nhiên, phù hợp với đối tượng và tình huống.

Khi phục vụ khách hàng tại khách sạn, hãy nhớ sử dụng ngôn ngữ lịch sự!

Lần này, chúng tôi giới thiệu thuật ngữ dịch vụ khách hàng thường được sử dụng trong khách sạn. Tất cả các cụm từ này đều cần thiết để truyền đạt lòng biết ơn và lời xin lỗi đến khách hàng. Thoạt đầu có vẻ khó, nhưng bằng cách thành thạo ngôn ngữ lịch sự, bạn sẽ có thể cung cấp dịch vụ khách hàng khiến khách hàng thoải mái.
Hơn nữa, bằng cách sử dụng “cushion words”, bạn có thể truyền đạt yêu cầu hoặc từ chối theo cách nhẹ nhàng hơn, khiến bạn có vẻ lịch sự hơn. Hãy học chúng từng chút một để bạn có thể sử dụng chúng một cách phù hợp tùy theo tình huống.

Không chỉ cách lựa chọn từ ngữ mà cả nụ cười và giọng điệu cũng là những điểm quan trọng trong dịch vụ khách hàng. Hãy thực hành từng chút một và hướng đến mục tiêu cung cấp dịch vụ tận tâm.

Tại Balipura Global, chúng tôi hỗ trợ người nước ngoài muốn làm việc tại các khách sạn và nhà trọ ở Nhật Bản. Chúng tôi có thể giúp bạn xin thị thực, thủ tục nhập cư và hỗ trợ cuộc sống hàng ngày. Chúng tôi cũng giới thiệu việc làm trong ngành lưu trú và nhà hàng, vì vậy nếu bạn quan tâm, vui lòng xem các liên kết bên dưới!
Hỗ trợ cơ hội việc làm cho người nước ngoài muốn làm việc tại khách sạn và nhà hàng – Balipura Global