【日本語の電話対応】外国人が知っておきたいマナーとフレーズを紹介！

日本ではたらくと、電話を使う場面はとても多くあります。取引先や社内でのやりとりなどで日常的に使われ、仕事に欠かせない連絡ツールのひとつです。
電話は離れた相手ともすぐに話せて便利ですが、おたがいの顔が見えないため、言葉づかいやマナーが重視されます。

中には「日本語での電話対応がむずかしい」「敬語をどう使えばよいかわからない」と不安を感じる人もいるでしょう。しかし、基本的なマナーとよく使うフレーズを覚えておけば、誰でもすぐに対応できるようになります。

この記事では、日本語の電話対応の基本的な流れやマナー、実際に役立つフレーズをわかりやすく紹介します。ぜひ日本での仕事に役立ててください。
日本のビジネスマナーについては、以下の記事をチェックしてみてください！
日本のビジネスマナーとは？働く前に知っておきたい基本のルールと文化

【日本語の電話対応】基本の取り方

電話が鳴ったら2〜3コール以内に取ることが基本です。
電話に出たら、最初に会社名と自分の名前を名乗ります。おたがいの表情が見えないので、明るい声ではっきり話すことを心がけましょう。

自分

お電話でんわありがとうございます。
〇〇株式会社かぶしきがいしゃ、△△でございます。

相手

お世話せわになっております。××株式会社かぶしきがいしゃの△△と申もうします。
▲▲さまはいらっしゃいますでしょうか。

自分

××株式会社かぶしきがいしゃの△△さまでございますね。
いつもお世話せわになっております。

確認かくにんいたしますので、少々しょうしょうお待まちください。

担当者に変わるときは、保留ほりゅうボタンを押すことを忘れないようにしましょう。保留ボタンを押すことで、電話を切らずに一時的に会話をストップできます。

また、保留はほかのスタッフに相談や確認が必要なときにも使います。保留時間は30秒程度が目安とされているので、それ以上かかる場合は一度切って折り返し電話するようにしましょう。

取りつぐとき

担当者に電話を変わるときは、担当者の状況によって伝え方が異なります。担当者が席にいて電話に出られるときは、相手の名前を伝えてそのまま電話に出てもらいます。

すぐに電話に出られない場合は、相手に担当者の状況を伝えます。折り返しの電話が必要か、用件を聞いて伝言を残すかなど、どのように対応すればよいか相手にたずねましょう。

外出しているときは、そのあとの予定も伝えると親切です。

＜担当者が席にいないときの会話例＞

自分

お待またせいたしました。
申もうし訳わけございませんが、▲▲はただいま席せきをはずしております。

戻もどりしだい、折おり返かえしお電話でんわを差さし上あげるようにいたしましょうか？

相手

それでは、折おり返かえしお電話でんわをいただくようにお伝つたえください。

自分

承知しょうちいたしました。
念ねんのため、電話番号でんわばんごうを伺うかがってもよろしいでしょうか。

相手

090-XXXX-XXXXです。

自分

ありがとうございます。090-XXXX-XXXXですね。
それでは、担当者たんとうしゃから折おり返かえしお電話でんわを差さし上あげますので、よろしくおねがいいたします。

相手

ありがとうございます。よろしくおねがいいたします。
それでは失礼しつれいいたします。

自分

お電話でんわありがとうございました。失礼しつれいいたします。

＜担当者が休みときの会話例＞

自分

お待またせいたしました。
申もうし訳わけございませんが、▲▲は本日ほんじつお休やすみをいただいております。

よろしければ代かわりにご用件ようけんを伺うかがいますが、いかがでしょうか。

相手

ありがとうございます。
それでは、××株式会社かぶしきがいしゃの△△から、〇〇の件けんで電話でんわがあったことをお伝つたえください。

またこちらからご連絡れんらくさせていただきます。

自分

承知しょうちいたしました。
△△さまより、〇〇の件けんでお電話でんわがあったと担当者たんとうしゃにお伝つたえいたします。

お電話でんわありがとうございました。それでは失礼しつれいいたします。

聞き返す・確認するとき

相手の名前や会社名が聞き取れなかったときは、そのままにせず、ていねいに聞き返しましょう。

申もうし訳わけございません。
もう一度いちどお名前なまえを伺うかがってもよろしいでしょうか。

声が小さかったり、周囲の音がうるさくて聞こえにくいときも、できるだけていねいに伝えて聞き返します。
「声が小さいです」「聞こえません」というと失礼に当たるので、「声こえが遠とおい」という表現を使うと便利です。クッション言葉も使うとさらにていねいに伝えられます。

恐おそれ入いりますが、お声こえが遠とおいようです。
もう一度いちどおねがいできますでしょうか。

【日本語の電話対応】基本のかけ方

こちらから取引先などに電話をかけることもあります。ここでは、電話をかけるときの流れを見ていきましょう。

かかってきた電話を取るときと同じように、相手が電話に出たらまずは会社名と自分の名前を伝えます。担当者につなぐ前に用件を聞かれることもあるので、事前にまとめておくと安心です。相手の都合に配慮し、できるだけスムーズにやりとりできるようにしましょう。

相手

お電話でんわありがとうございます。
××株式会社かぶしきがいしゃ、△△でございます。

自分

お世話せわになります。〇〇株式会社かぶしきがいしゃの△△と申もうします。
採用担当さいようたんとうの方かたはいらっしゃいますでしょうか。

相手

お世話せわになります。
採用さいようの担当者たんとうしゃですね。どのようなご用件ようけんでしょうか。

自分

今回こんかい、御社おんしゃの採用活動さいようかつどうに関かんしてサポートできるサービスをご案内あんないしたく、ご連絡れんらくいたしました。
もしご担当たんとうの方かたがいらっしゃいましたら、少すこしお時間じかんをいただけますでしょうか。

相手

かしこまりました。
担当者たんとうしゃにおつなぎいたしますので、少々しょうしょうお待まちください。

電話対応時のマナーと注意点

日本では細かいマナーが重視されるので、知らずに対応すると失礼にあたることもあります。ここでは、電話対応で気をつけたい基本的なマナーと注意点を紹介します。

メモを取る

電話を受けたら、メモを取ることが大切です。日時や相手の名前、用件などをメモに残すと、聞き間違いや内容を忘れることを防げます。
とくに相手から伝言を預かったときは必ずメモを取り、あとで担当者に正しい情報を伝えられるようにしましょう。

電話をかけた側が先に切る

日本では、電話をかけた側が先に切ることがマナーとされています。
受けた側が先に切ってしまうと「早く電話を終わらせたい」という印象を与えてしまうことがあるので、相手が電話を切ったことを確認してから受話器を置きます。こちらから電話をかけた場合は、最後に「失礼いたします」と言ってから切りましょう。

受話器はしずかに置く

会話が終わったあとは「ありがとうございました」とかんしゃの言葉を伝え、受話器をしずかに置きます。
大きな音を立てて切ると、相手に失礼な印象を与えてしまいます。最後までていねいな対応を心がけましょう。

日本語の電話対応の基本を押さえよう

今回は、日本語での電話対応について紹介しました。
電話は相手の顔が見えないため、言葉づかいや態度がとても大切です。基本的なマナーと流れを覚えておけば、初めてでも安心して対応できるようになります。

電話を取るときは明るい声で名乗り、聞き取れなかった場合はていねいに聞き返します。電話を切るときも、かんしゃの言葉を忘れずに伝え、最後までていねいな対応を心がけましょう。
こちらから電話をかけるときは相手の都合を確認し、事前に用件をまとめることでスムーズにやりとりできます。

最初はうまくいかなくても、よく使うフレーズを練習し、少しずつ慣れていけば自信を持って電話に出られるようになります。今回紹介したマナーや表現を、ぜひ日々の仕事に役立ててみてください！

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