特定技能の「随時届出」とは？定期届出と何が違う？ホテル・旅館の外国人採用

特定技能の外国人を雇用すると、受け入れ企業は「随時届出」という手続きが求められます。随時届出は、雇用契約の内容に変更があったときや、支援委託先または支援内容に変更があったときなど、決められた場面で速やかに行わなければなりません。登録支援機関に支援業務を委託している場合でも、届出の提出は受け入れ企業が行うことになっているため、どのようなタイミングで届出が必要なのかをしっかり把握しておく必要があります。

この記事では、外国人雇用を考えているホテルや旅館に向けて、随時届出が必要となるタイミングや書類、提出方法から提出先、提出期限までを分かりやすく解説します。
外国人の受け入れをスムーズに行うためにも、ぜひ最後まで読んで参考にしてください。

特定技能制度について詳しく知りたい方は、以下のリンクをご覧ください。
特定技能とはどんな在留資格なのか分かりやすく解説！ホテル・旅館の外国人採用

特定技能制度の「随時届出」とは？

特定技能制度における「随時届出」とは、外国人を受け入れる企業が、雇用に関する情報に変更があった場合などに出入国在留管理庁へ報告する義務のある手続きです。届出の提出が必要な場面は決められており、状況に応じて速やかに対応しなければなりません。たとえば、労働時間や賃金、休日・休暇などに変更があったときや、外国人本人が退職したときなどが届出の対象です。

届出を怠ったり、期限を過ぎてしまったりすると、罰金や特定技能外国人の受け入れ停止などの罰則の対象となるおそれがあります。そのため、状況の変化があった際には速やかに対応することが重要です。届出には複数の書類が必要になることもあるため、変更が分かった時点で早めに準備を始めましょう。随時届出が必要となるケースや、提出に必要な書類については、このあと詳しく解説していきます。

また、随時届出は受け入れ企業が行う必要があります。登録支援機関に支援業務を委託している場合でも、届出の提出を代行してもらうことはできません。ただし、支援内容の一環として、必要書類の作成についてアドバイスを受けたり、準備をサポートしてもらうことは可能です。日々の業務と並行して対応することが難しい企業にとっては、登録支援機関の支援を活用することで、より確実に届出を進めることができます。

バリプラGlobalでは、登録支援機関として、企業様の外国人雇用をサポートしています。書類作成だけでなく、提出方法の案内や期限のリマインドなど、届出に関するさまざまなアドバイスを行なっており、ビザの申請や入国手続き、外国人の生活サポートまでを一貫してお任せいただけます。ホテルや旅館の外国人雇用でお悩みをお持ちの方は、ぜひ以下のリンクをチェックしてみてください。
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随時届出の提出が必要なケースと必要書類

ここでは、随時届出の対象となる主なケースについて、必要な書類と合わせて詳しく解説します。

①雇用条件に変更があった場合

特定技能外国人の雇用条件に関する以下の内容に変更があった場合は、随時届出を提出する必要があります。

届出を行う変更内容によっては、さらに以下の書類を添付する必要があります。

（参考：法務省　出入国在留管理庁「特定技能所属機関（受入れ企業・事業主の方）による随時届出　提出資料一覧表」）

②退職する場合（雇用契約の終了）

自己都合または会社側の都合かを問わず、外国人が退職した場合は届出が必要です。契約が終了したという事実を速やかに報告しなければなりません。

特定技能外国人が退職したら、基本的には「特定技能雇用契約に係る届出書」の提出が必要です。ただし、退職の理由によっては、あわせて「受入れ困難に係る届出書」と「受入れ困難となるに至った経緯に係る説明書」も提出しなければなりません。この届出書が必要となるのは、企業都合や懲戒解雇など、企業側の事情により外国人との雇用を継続できなくなった場合です。たとえば、業績の悪化による解雇や、健康上の理由で働けなくなったケースなどが該当します。

一方で、外国人本人の希望によって退職する、いわゆる自己都合退職の場合は、受け入れ困難に係る届出書の提出は不要です。本人が転職や帰国を理由に辞めるときは、「特定技能雇用契約に係る届出書」のみを提出すれば問題ありません。

③新たな雇用契約を締結した場合

一度雇用契約が終了して必要な届出を提出したあと、同じ企業と再び雇用契約を結んだ場合にも届出が必要となります。この届出に必要な書類は以下の通りです。

また、雇用契約の終了後に再雇用契約を結ぶケースには、以下のような例があります。

④支援計画に変更があった場合

外国人に対して行う支援の内容に変更があった場合も随時届出の対象となります。支援体制や担当者、事前ガイダンスや生活オリエンテーションといった支援内容に変更があったときは、変更後の支援計画内容を報告しなければなりません。自社支援の場合はもちろん、登録支援機関に支援業務を委託している場合でも、この届出の提出は受け入れ企業が行います。登録支援機関の支援を受けている場合は、届出に必要な書類作成のサポートを受けられるので、分からないことがあれば早めに相談しましょう。

⑤登録支援機関との支援委託契約に関する変更があった場合

登録支援機関との契約内容に変更があった、自社支援から委託に切り替えるなど、登録支援機関との支援委託契約に関して変更があった場合は随時届出が必要です。この場合も、届出の提出は受け入れ企業が行います。書類作成で不明な点があれば、支援業務を委託している登録支援機関のサポートを受けながら丁寧に進めていきましょう。

なお、これまで企業が自ら支援を行っていたケースでも、支援体制の見直しをきっかけに登録支援機関に委託することもできます。特定技能制度の支援業務は、事前ガイダンスや生活オリエンテーションに加え、定期面談や行政手続きの同行など多岐にわたります。特にホテルや旅館のように日常業務が忙しい職場では、支援にかける時間や人的余裕を確保することが難しい場合も多いため、専門知識を持つ登録支援機関に委託することで、より安定した受け入れ体制を築きやすくなります。

登録支援機関について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
登録支援機関とは？ホテル・旅館の外国人採用

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⑥不正行為が発生した場合

受け入れ企業は、外国人への以下のような不正行為があったと認知した場合は届出をしなければなりません。

（参考：特定技能雇用契約及び一号特定技能外国人支援計画の基準等を定める省令第二条第一項第四号リ | e-Gov法令検索）

不正行為に関する届出は、制度の信頼性を守るためにも非常に重要です。不正が外部の調査などで発覚する前に、企業や支援機関が自主的に報告する姿勢が求められています。

随時届出の提出方法と提出先

随時届出は、主に以下の3つの方法で行います。

これまでは、窓口または郵送での提出が主流でしたが、「出入国在留管理庁電子届出システム」を使ってオンラインでの提出も可能です。利用するには事前登録が必要なので、早めに済ませておきましょう。

また、随時届出の提出先は、原則として特定技能所属機関の本店または本社の所在地を管轄する地方出入国管理在留管理局または支局です。

随時届出の提出期限

随時届出は、変更や事由が発生した日から14日以内に提出しなければなりません。郵送の場合は、書類が入管に届いた日が提出日となるため、発送日には十分注意しましょう。

特定技能制度における随時届出は、外国人本人の在留資格の維持にも関わる重要な手続きです。届出が遅れると罰則の対象となるおそれもあるため、変更の事実が確認できた段階ですぐに準備を進めましょう。特に退職や支援体制の変更など、急に発生するケースもあるため、常に対応できるように社内で情報共有の体制を整えておくことが大切です。また、遅れた場合でも、気付いた時点で遅延理由書を添付して速やかに提出しましょう。理由によっては罰則を回避できる可能性もあります。

随時届出の提出は速やかに対応しよう！

今回は、特定技能制度における「随時届出」について解説しました。
随時届出は、外国人の受け入れに関する変更やできごとを、出入国在留管理庁に適切に報告するための仕組みです。雇用条件の変更や契約の終了、支援体制の見直しなど、現場で起こりうるさまざまな場面で届出が求められます。届出の提出を怠ると罰則の対象となる可能性もあるため、どのようなケースで届出が必要かを事前に把握しておくことが大切です。
特にホテルや旅館業界では、シフト変更や繁忙期の体制変更など、柔軟な対応が求められる場面も多いため、状況の変化が随時届出の対象にあたるかどうかを定期的に確認する習慣をつけるようにしましょう。

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