特定技能の「事前ガイダンス」とは？必ず伝えるべき項目や注意点を解説！ホテル・旅館の外国人採用

特定技能外国人を雇用する際、「事前ガイダンス」が必要になることをご存じでしょうか。

事前ガイダンスとは、仕事内容や労働条件、日本での生活に関する重要な事項をあらかじめ伝えるものであり、本人が十分に理解したうえで働き始めるための大切な準備です。特にホテル業界では、シフト勤務や接客業務など働き方が多様であるため、事前の丁寧な説明が入社後のトラブル防止や定着率の向上につながります。

この記事では、特定技能における事前ガイダンスの基本から、義務的支援として必ず説明すべき項目、任意的支援として推奨される内容、実施時の注意点までを分かりやすく解説します。
初めて外国人雇用を行う企業の方も、あらためて制度を確認したい方も、ぜひ参考にしてみてください。

特定技能の雇用における「事前ガイダンス」とは？

特定技能外国人を雇用する場合、受け入れ企業にはさまざまな支援義務があります。その中でも、特に重要となるものが「事前ガイダンス」です。

事前ガイダンスとは、外国人が日本に入国する前、または在留資格を変更する前に、受け入れ企業が本人に対して行う説明のことを指します。仕事内容や労働条件、日本での生活に関わる基本的な事項をあらかじめ伝えることで、入社後のトラブルや誤解を防ぐ目的があります。

ホテル業界では、フロント業務や客室清掃、レストランサービスなど、担当する業務内容が多岐にわたります。言葉や文化の違いもあるため、事前に丁寧な説明を行うことが、安心して働いてもらうための第一歩となります。

事前ガイダンスは単なる説明会ではなく、外国人本人が「どのような環境で、どのような条件で働くのか」を十分に理解するための場でもあります。きちんと条件を理解し、納得したうえで雇用契約を結ぶための重要な手続きです。

義務的支援と任意的支援について

特定技能外国人を受け入れる企業には、「義務的支援」と「任意的支援」の二つの支援区分があります。
義務的支援とは、法律上、必ず実施しなければならない支援のことです。事前ガイダンスも、この義務的支援の一つに含まれ、実施しなければ制度違反となるため注意が必要です。

一方、任意的支援は、法律上の義務ではないものの、実施することが望ましいとされる支援です。たとえば、日本の生活習慣や気候に関する説明などが該当します。実務上は、こうした支援をあわせて行うことで、入社後の不安を減らすことにつながります。

ホテル業界は接客業であり、外国人スタッフが安心して働ける環境づくりが、そのままお客様満足度にも影響します。義務を果たすだけでなく、できる範囲で丁寧な準備を行うことが、長く活躍してもらうための土台になります。

【義務的支援】事前ガイダンスで説明が必須の項目

事前ガイダンスでは、法律で定められた項目を説明する義務があります。本人が理解できる言語で、内容をきちんと伝えることが重要です。

ホテル業界の場合、業務の幅が広いため、特に仕事内容や勤務形態は丁寧に確認しておきたいところです。

ここでは、具体的な項目を順番に見ていきましょう。

①業務内容や報酬などの労働条件に関する説明

事前ガイダンスで最も重要なものが、労働条件に関する説明です。担当してもらう業務内容や勤務時間、休日、給与額、残業の有無、賞与の有無などを説明します。
ホテルでは、フロント業務なのか、客室清掃なのか、レストランサービスなのかによって、働き方が大きく異なります。休憩時間や休日の取り方に加え、シフト制の場合は、早番・遅番・夜勤の有無も明確に伝えておくようにしましょう。

ここでは、雇用する外国人に、日本での仕事に対する理解を深めてもらうことを目的としています。それぞれの職種の基本的な1日の流れなどの説明も付け加えると、より理解が深まります。

②日本で行える活動内容に関する説明

特定技能では、在留資格ごとに従事できる業務が決まっています。そのため、どこまでが認められている業務なのかを説明し、在留資格の範囲内で働くことをきちんと理解してもらう必要があります。
たとえば、特定技能の宿泊分野では、フロントや接客、レストランサービスなどに従事できます。すべての業務を自由に行えるわけではなく、客室清掃だけに従事することや、事務や営業といった職種には就くことができません。

許可されていない業務を行うと不法就労にあたり、企業側も罰せられることがあるため、業務内容が在留資格の範囲を超えていないかを改めて確認しておくと安心です。

特定技能の宿泊分野、外食業分野で任せられる職種・業務については、それぞれ以下の記事で詳しく紹介しているので、あわせてご覧ください。
特定技能「宿泊業」とは？任せられる業務や受け入れ企業が満たすべき要件
特定技能「外食業」とは？ホテル・旅館の外国人採用

③新規入国や在留資格変更に必要な手続きに関する説明

特定技能の外国人が「初めて日本に来る人」なのか、「すでに日本に在留している人」なのかによって、必要となる手続きは異なります。そのため、本人の状況に応じて説明内容を分けることが大切です。

海外から新たに入国する場合は、在留資格認定証明書の取得、ビザの申請、入国後の在留カードの受け取りなどの手続きが必要です。入国までにどのくらいの期間がかかるのか、来日後にどのような流れで生活準備を進めるのかを具体的に説明しておくと安心です。
一方、すでに日本に在留している外国人を採用する場合は、在留資格の変更が必要となるケースがあります。たとえば、留学から特定技能へ変更する場合や、特定技能の宿泊業から外食業へ変更する場合は、在留資格変更許可申請を行います。

本人が行う手続きと、企業側が準備する書類などについても説明することで、手続きの遅れを防ぐことにつながります。

④保証金や違約金に関する説明

現時点で、保証金や違約金の支払いがないかを確認し、今後もしてはいけないことを説明します。

特定技能制度では、強制的な労働や失踪につながるおそれがあることから、外国人から保証金や違約金を徴収することは禁止されています。受け入れ期間（企業）や登録支援機関が、本人やその家族から保証金を預かったり、契約解除時に違約金を求める契約を結んだりすることはできません。

たとえば、以下のようなケースが該当します。

本人が不当な契約を結ばされていないかを確認する意味でも、非常に重要な項目です。送り出し機関や仲介業者を通じて来日する場合においても、保証金の支払いや違約金契約がないことを確認し、今後もしてはいけないことを明確に説明しましょう。

⑤来日費用や送り出し機関への支払いの有無・内容に関する説明

入社前に、母国で発生した費用についても確認が必要です。
仕事の紹介料などとして、母国の送り出し機関に費用を支払っていることがあります。その場合、金額や内訳を確認し、本人が内容をしっかり理解したうえで了承しているかどうかかを確認します。金銭のやり取りがあったかどうかよりも、双方の合意が取れているものであるかが重要です。

金銭面の不安は、後のトラブルにもつながりやすいため、必ず明確にしておきたいポイントです。

⑥支援に係る費用の負担に関する説明

義務的支援にかかる費用は、原則として受け入れ企業が負担します。
本人に支援費用を請求することはできないため、「支援にかかる費用を本人が負担することはない」ということを明確に伝えます。

安心して働き始めてもらうためにも、金銭負担に関する誤解を無くしておくことが大切です。

⑦入国時の送迎サポートに関する説明

新規入国者については、空港から住居（または職場）までの送迎が必要です。
誰が迎えに行くのか、どこで待ち合わせをするのか、どのように移動するのかを事前に説明しましょう。ホテル業界では地方勤務の場合も多いため、空港から勤務地までの移動方法を具体的に伝えておくと安心です。

⑧受け入れ機関への相談・苦情の申し出方法に関する説明

困ったときの相談先を伝えることも、義務的支援の一つです。受け入れ機関は、特定技能の外国人が、仕事や日常生活などに関して相談・苦情を言える窓口設置の義務があります。職場内での相談方法や受付時間に加えて、登録支援機関の連絡先、外部機関への相談方法なども伝えましょう。

特にホテル業界では、シフト勤務で上司と直接話す機会が限られる場合もあります。誰に、どのように相談すればよいのかを具体的に伝えることで、安心感につながります。

【任意的支援】事前ガイダンスでの説明を推奨する項目

任意的支援は、法律上の義務ではありません。しかし、日本での生活に不安を抱えて来日する外国人にとっては、小さな情報でも心強いものとなります。
日本では、特殊な気候や日々の暮らし、働き方などに独自のルールがあるため、母国と生活環境が大きく異なることがあります。事前に具体的な情報を伝えておくことで、入社後の戸惑いを減らすことにつながります。

ここでは、義務ではないものの、事前ガイダンスで説明しておくと効果的な項目を紹介します。

①日本の気候や服装に関する説明

日本は四季がはっきりしており、地域によって気温差も大きくなります。
北海道や東北エリアのホテルであれば冬の寒さは想像以上のものであり、沖縄や関東以西では夏の湿度が高くなります。母国と気候が大きく異なる場合は、どのような衣類が必要かを具体的に伝えておくと安心です。

制服の有無や、防寒対策が必要かどうかなどもあわせて説明しておくと、来日前の準備もしやすくなります。

②自国から持参可能・不可能な物に関する説明

食品や医薬品など、海外から日本に持ち込めない物は多くあります。そのため、入国時に母国から持ち込める・持ち込めない物について説明しておくことが望ましいです。
母国の調味料や加工食品を大量に持参しようとするケースがあるため、以下のような基本的な持ち込み制限を簡単に触れておくと親切です。日本で購入できる物や価格帯についても伝えておくと、「持ってくればよかった」という後悔を防ぐことにもつながります。

③当面必要となる費用や金額に関する説明

来日直後は、想像以上に出費が重なります。家賃、光熱費、携帯電話契約、生活用品の購入など、最初の1か月でどの程度の費用が必要になるのかを目安として伝えておくことが重要です。

寮がある場合は、初期費用の有無や給与からの控除方法についても事前に説明しておくと、金銭面での不安を減らすことができます。

④受け入れ機関からの支給品に関する説明

制服や作業着など、企業が用意する物がある場合は、その内容を具体的に伝えます。事前に自分で準備する必要のないものが分かっていれば、負担も軽くなります。

任意的支援は、制度上は必須ではありませんが、現場で働く外国人の安心感を大きく左右します。必要そうな情報を一つでも多く提供することで、企業への信頼感や定着率の向上にもつながります。少しでも早く日本に慣れてもらうためにも、事前ガイダンスでの情報提供はしっかり行いましょう。

事前ガイダンスを実施するうえでの注意点

事前ガイダンスはで重要なのは、外国人本人が十分に理解できる言語で実施することです。日本語での十分な理解が難しい場合は、通訳の手配や母国語で翻訳した資料の用意が必要となります。ただ内容を読み上げるだけでなく、質問の時間を設けるなど、双方向のやり取りを意識すると理解度が高まります。
また、説明内容は記録として残しておくことも重要です。実施日時、説明項目、使用言語、通訳の有無などを明確にしておくことで、後から確認が必要になった場合にも対応できます。

さらに、労働条件や費用負担については、曖昧な表現を避け、具体的な数字や条件を示すことが大切です。特にホテル業界では、シフト勤務や繁忙期対応など働き方が変動しやすいため、通常時と繁忙期で何が変わるのかまで説明しておくと、入社後の認識違いを防ぐことができます。

事前ガイダンスは、外国人スタッフと企業が、同じスタートラインに立つための大切な機会です。制度上の義務を満たすだけでなく、不安や疑問をできるだけ解消しておくことが、定着率の向上にもつながります。

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特定技能の事前ガイダンスは信頼関係づくりの第一歩

今回は、特定技能の雇用において必要な事前ガイダンスについて解説しました。

特定技能の事前ガイダンスは、法律上の義務であると同時に、外国人スタッフとの信頼関係を築くための重要な機会です。義務的支援として定められている項目は必ず説明し、任意的支援についても可能な範囲で丁寧に伝えることで、来日前の不安を軽減することができます。
特にホテル業界では、勤務形態や業務内容が多様であるため、できるだけ具体的で分かりやすい説明が欠かせません。曖昧な表現を避け、本人が理解できる言語で説明することが、トラブル防止と安定した雇用につながります。

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