ホテルの事務職の仕事内容を紹介！どんなスキルが求められる？【外国人向け】

日本のホテルで働きたいと考えたとき、フロントやレストランの仕事を思い浮かべる人は多いかもしれません。しかし、ホテルには「事務職」という、ホテル運営を裏側から支える大切な仕事もあります。
ホテルの事務職は、予約や書類の管理、スタッフのサポートなどを行い、ホテル全体がスムーズに動くように支える大切な役割です。

この記事では、ホテル事務職の仕事内容や求められるスキルについて、外国人の方にもわかりやすく解説します。日本のホテルで事務職として働きたい方は、ぜひ参考にしてください。

ホテルにはどのような職種があるのか知りたい方は、以下の記事もおすすめです。
【外国人向け】ホテル業界の職種を紹介！特定技能「宿泊業」でできる仕事はどれ？

ホテルの事務職の仕事内容

ホテルの事務職は、現場で接客する仕事とは少し違い、ホテル全体がスムーズに動くように支える役割を担います。毎日多くのスタッフやお客さまが関わるホテルでは、この事務の仕事が必要不可欠です。

主な業務には、以下のようなものがあります。

直接お客さまと接する機会は多くありませんが、フロントやレストラン、清掃スタッフなど、さまざまな部署と連携しながら仕事を進めます。ホテルの裏側を支える存在として、正確さと丁寧さが求められる仕事です。

ホテルの事務職に求められるスキル

ホテルの事務職は、未経験でも始めやすいことが特徴です。最初から何でもできる必要はなく、必要なスキルは日々の仕事を通して自然と身についていきます。

ここでは、事務職として活躍するにはどのようなスキルが求められるのか見ていきましょう。

基本的なパソコンスキル

事務職の仕事では、ほとんど毎日パソコンを使います。文字を入力したり、数字をまとめたりする作業が多いため、基本的な操作ができることが求められます。

だからといって難しい操作が必要なことは少なく、ゆっくりでも正確に作業できれば問題ありません。仕事をしながら、少しずつ慣れていく人も多いです。

マルチタスク能力

事務職の仕事は、1つの作業だけを続けるというよりは、同時にいくつかの仕事を進める場面があります。たとえば、書類を作る合間に電話に出たり、別のスタッフから質問を受けたりします。日々の業務をこなしつつ、急な依頼に対応することもあります。

優先順位を考えながら、落ち着いて作業を切り替えられる人は、ホテルの事務職に向いています。忙しい時間帯でも、慌てずに1つずつ対応していく姿勢が大切です。

語学力

社内の連絡や書類は日本語が中心のため、仕事で使える日本語力が必要です。

また、ホテルでは、日本人スタッフだけでなく、外国人スタッフや海外のお客さまとやり取りすることもあります。特に外資系のホテルでは、英語などの外国語を使ってメール対応や資料作成を行うこともあるため、海外からの問い合わせ対応で役に立つこともあります。英語や母国語が使えることは、外国人ならではの強みとなるでしょう。

柔軟な対応力

ホテルでは、急な変更や予定外の対応が発生することがあります。予約内容の変更やスタッフの欠勤などにより、事務側でも対応が必要になる場合があります。
そのような場面では、すぐに状況を理解し、周囲と相談しながら対応できる柔軟さが求められます。決まったやり方にこだわりすぎず、状況に合わせて「今なにが必要か」を考えて行動できる人は、ホテルの事務職で活躍しやすいでしょう。

ホテルの事務職に就くために必要な在留資格

外国人が日本のホテルで事務職として働く場合、仕事内容に合った在留資格が必要です。

ホテルの事務職として働ける在留資格には、以下のようなものがあります。

ホテルの事務職で一般的に採用されている在留資格は、「技術・人文知識・国際業務」です。この在留資格では、大学などで学んだ専門的な知識を使ってはたらくことが条件となります。そのため、大学や専門学校で、マーケティングや経営、観光、国際関係などに関わる分野を学んでいると、ホテルの事務職や管理系の仕事にも就きやすくなります。
そのほか、「特定活動46号」でも、大学などで学んだ知識や高い日本語能力を活かして、事務職としてはたらくことができます。一方で、定住者や永住者は就労に関する制限がないため、事務職に限らずホテル業界のどの職種でも自由にはたらけます。
このように、在留資格によって、できる仕事内容や求められる条件は大きく異なります。応募する前に、自分の在留資格と仕事内容が合っているかを必ず確認することが大切です。

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ホテルの事務職はスキルを身につけて活躍しよう！

今回は、ホテルの事務職の仕事内容を紹介しました。

ホテルの事務職は、予約管理や書類作成、電話やメール対応など、ホテル全体を裏側から支える仕事です。お客さまの前に立つ機会は少ないものの、ホテルがスムーズに運営されるために欠かせない役割を担います。

外国人が日本のホテルで事務職としてはたらくには、在留資格の確認が大切です。
なかでも「技術・人文知識・国際業務」は、学校で学んだ専門知識を活かせるため、多くのホテルで採用されています。そのほかの在留資格でも、条件を満たせばホテル業界で活躍することができます。

自分が学んできたことや持っている在留資格を整理したうえで、仕事内容と合っているかを確認することが、ホテルの事務職を目指す第一歩です。しっかり準備すれば、外国人でも日本のホテルで事務職としてはたらくチャンスは十分にあります。

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