【Ứng xử qua điện thoại bằng tiếng Nhật】Giới thiệu các phép lịch sự và cụm từ mà người nước ngoài nên biết!

Language

Khi làm việc tại Nhật Bản, bạn sẽ phải sử dụng điện thoại trong nhiều tình huống. Điện thoại được sử dụng hàng ngày để giao tiếp với khách hàng và trong công ty, và là một công cụ giao tiếp thiết yếu trong công việc.
Điện thoại rất tiện lợi vì nó cho phép bạn nói chuyện trực tiếp với những người ở xa, nhưng vì không thể nhìn thấy mặt nhau, nên việc lựa chọn ngôn ngữ và cách cư xử cẩn thận là rất quan trọng.

Một số người có thể cảm thấy lo lắng, nghĩ rằng “Nói chuyện điện thoại bằng tiếng Nhật thật khó” hoặc “Tôi không biết cách sử dụng kính ngữ.” Tuy nhiên, nếu bạn nhớ những phép tắc cơ bản và các cụm từ thường dùng, bất kỳ ai cũng có thể xử lý tình huống nhanh chóng.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu rõ ràng về các quy tắc và phép tắc cơ bản khi nói chuyện điện thoại bằng tiếng Nhật, cũng như một số cụm từ hữu ích. Hy vọng bạn sẽ áp dụng hiệu quả những điều này trong công việc tại Nhật Bản.

Để biết thêm thông tin về nghi thức kinh doanh của người Nhật, hãy xem bài viết bên dưới!
Nghi thức kinh doanh của người Nhật là gì? Những quy tắc và văn hóa cơ bản bạn nên biết trước khi làm việc

【Tiếng Nhật trong điện thoại】Cách nhận cuộc gọi cơ bản

Khi điện thoại reo, nguyên tắc chung là trả lời trong vòng 2-3 hồi chuông.

Khi trả lời điện thoại, trước tiên hãy nói tên bạn và tên công ty. Vì không thể nhìn thấy biểu cảm khuôn mặt của nhau, hãy cố gắng nói rõ ràng và bằng giọng nói tươi sáng.

bản thân tôi

お電話でんわありがとうございます。
〇〇株式会社かぶしきがいしゃ、△△でございます。

Cảm ơn anh/chị đã gọi điện.
Tôi là △△ của Công ty 〇〇.

Đối tác kinh doanh

お世話せわになっております。××株式会社かぶしきがいしゃの△△と申もうします。
▲▲さまはいらっしゃいますでしょうか。

Cảm ơn anh/chị luôn hỗ trợ.Tôi là △△ của Công ty ××.
Cho tôi hỏi, anh/chị ▲▲ có đang ở đó không ạ?

bản thân tôi

××株式会社かぶしきがいしゃの△△さまでございますね。
いつもお世話せわになっております。
確認かくにんいたしますので、少々しょうしょうお待まちください。

Vâng, anh/chị là △△ của Công ty ×× phải không ạ?
Cảm ơn anh/chị luôn hợp tác và hỗ trợ chúng tôi.
Tôi sẽ xác nhận ngay, xin vui lòng chờ trong giây lát.

Khi chuyển cuộc gọi cho nhân viên, đừng quên nhấn nút giữ. Nhấn nút giữ cho phép bạn tạm dừng cuộc trò chuyện mà không cần cúp máy.

Bạn cũng có thể sử dụng nút giữ khi cần trao đổi hoặc xác nhận điều gì đó với nhân viên khác. Thời gian giữ máy được khuyến nghị là khoảng 30 giây, vì vậy nếu mất nhiều thời gian hơn, hãy cúp máy và gọi lại.

Khi chuyển cuộc gọi cho người phụ trách

Khi chuyển cuộc gọi cho đại diện, cách bạn truyền đạt sẽ phụ thuộc vào tình hình của đại diện. Nếu đại diện đang ở bàn làm việc và có thể trả lời điện thoại, hãy cho họ biết tên người gọi và yêu cầu họ trả lời điện thoại.

Nếu họ không thể trả lời điện thoại ngay lập tức, hãy cho người gọi biết tình hình của đại diện. Hỏi họ xem bạn muốn họ xử lý như thế nào, chẳng hạn như họ có cần gọi lại không hoặc họ có muốn để lại lời nhắn sau khi nghe tin nhắn của bạn không.

Nếu bạn ra ngoài, sẽ rất hữu ích nếu cho họ biết kế hoạch của bạn sau đó.

＜Ví dụ về cuộc trò chuyện khi người phụ trách không có mặt＞

bản thân tôi

お待またせいたしました。
申もうし訳わけございませんが、▲▲はただいま席せきをはずしております。
戻もどりしだい、折おり返かえしお電話でんわを差さし上あげるようにいたしましょうか？

Xin lỗi đã để anh/chị chờ.
Hiện tại anh/chị ▲▲ không có mặt tại bàn làm việc.
Khi nào anh/chị ấy quay lại, chúng tôi có gọi lại cho anh/chị được không ạ?

Đối tác kinh doanh

それでは、折おり返かえしお電話でんわをいただくようにお伝つたえください。

Vậy thì xin vui lòng nhắn lại rằng anh/chị ấy gọi lại cho tôi.

bản thân tôi

承知しょうちいたしました。
念ねんのため、電話番号でんわばんごうを伺うかがってもよろしいでしょうか。

Vâng, tôi đã hiểu.
Để chắc chắn, tôi có thể xin số điện thoại của anh/chị được không ạ?

Đối tác kinh doanh

090-XXXX-XXXXです。

090-XXXX-XXXX ạ.

bản thân tôi

ありがとうございます。090-XXXX-XXXXですね。
それでは、担当者たんとうしゃから折おり返かえしお電話でんわを差さし上あげますので、よろしくおねがいいたします。

Cảm ơn anh/chị. Số của anh/chị là 090-XXXX-XXXX.
Khi đó, người phụ trách sẽ gọi lại cho anh/chị. Xin anh/chị vui lòng chờ.

Đối tác kinh doanh

ありがとうございます。よろしくおねがいいたします。
それでは失礼しつれいいたします。

Cảm ơn anh/chị. Rất mong nhận được sự hợp tác.
Xin chào và chúc anh/chị một ngày tốt lành.

bản thân tôi

お電話でんわありがとうございました。失礼しつれいいたします。

Cảm ơn anh/chị đã gọi điện.
Xin chào và chúc anh/chị một ngày tốt lành.

＜Ví dụ về cuộc trò chuyện khi người phụ trách đang đi nghỉ＞

bản thân tôi

お待またせいたしました。
申もうし訳わけございませんが、▲▲は本日ほんじつお休やすみをいただいております。
よろしければ代かわりにご用件ようけんを伺うかがいますが、いかがでしょうか。

Xin lỗi đã để anh/chị chờ.
Hiện tại anh/chị ▲▲ nghỉ làm hôm nay.
Nếu được, tôi có thể nhận thông tin thay cho anh/chị ấy. Anh/chị có muốn không ạ?

Đối tác kinh doanh

ありがとうございます。
それでは、××株式会社かぶしきがいしゃの△△から、〇〇の件けんで電話でんわがあったことをお伝つたえください。
またこちらからご連絡れんらくさせていただきます。

Cảm ơn anh/chị.
Xin vui lòng nhắn lại rằng tôi, △△ của Công ty ××, đã gọi về vấn đề 〇〇.
Chúng tôi sẽ liên lạc lại sau.

bản thân tôi

承知しょうちいたしました。
△△さまより、〇〇の件けんでお電話でんわがあったと担当者たんとうしゃにお伝つたえいたします。
お電話でんわありがとうございました。それでは失礼しつれいいたします。

Vâng, tôi đã hiểu.
Tôi sẽ nhắn lại với người phụ trách rằng anh/chị △△ đã gọi về vấn đề 〇〇.
Cảm ơn anh/chị đã gọi điện. Xin chào và chúc anh/chị một ngày tốt lành.

Khi hỏi lại hoặc xác nhận

Nếu bạn không nghe thấy tên người đó hoặc tên công ty của họ, đừng dừng lại ở đó; hãy hỏi lại một cách cẩn thận.

申もうし訳わけございません。
もう一度いちどお名前なまえを伺うかがってもよろしいでしょうか。

Xin lỗi.
Tôi có thể hỏi lại tên bạn được không?

Khi giọng nói nhỏ hoặc tiếng ồn xung quanh làm khó nghe, hãy cố gắng nhắc lại một cách lịch sự.
Nói thẳng “Giọng anh/chị nhỏ quá” hoặc “Tôi không nghe được” có thể bị coi là bất lịch sự, vì vậy bạn có thể dùng cách nói nhẹ nhàng hơn là “Giọng nói hơi xa”.
Ngoài ra, nếu thêm các câu mở đầu lịch sự (câu đệm), bạn có thể truyền đạt một cách lịch sự hơn.

恐おそれ入いりますが、お声こえが遠とおいようです。
もう一度いちどおねがいできますでしょうか。

Xin lỗi, giọng nói của anh/chị có vẻ hơi xa.
Anh/chị có thể nhắc lại lần nữa được không ạ?

【Tiếng Nhật trong điện thoại】Cách gọi cơ bản

Có thể có những lúc bạn cần gọi điện cho đối tác kinh doanh, v.v. Ở đây, chúng ta sẽ xem xét quy trình thực hiện cuộc gọi.

Cũng giống như khi trả lời cuộc gọi đến, khi đầu dây bên kia nhấc máy, trước tiên hãy nêu tên bạn và tên công ty. Bạn có thể được hỏi về công việc kinh doanh trước khi kết nối với người phụ trách, vì vậy bạn nên chuẩn bị trước những thông tin này. Hãy cân nhắc đến sự thuận tiện của đầu dây bên kia và đảm bảo giao tiếp diễn ra suôn sẻ nhất có thể.

Đối tác kinh doanh

お電話でんわありがとうございます。
××株式会社かぶしきがいしゃ、△△でございます。

Cảm ơn anh/chị đã gọi điện.
Tôi là △△ của Công ty ××.

bản thân tôi

お世話せわになります。〇〇株式会社かぶしきがいしゃの△△と申もうします。
採用担当さいようたんとうの方かたはいらっしゃいますでしょうか。

Xin chào, tôi là △△ của Công ty 〇〇.
Cho tôi hỏi, tôi có thể nói chuyện với người phụ trách tuyển dụng được không ạ?

Đối tác kinh doanh

お世話せわになります。
採用さいようの担当者たんとうしゃですね。どのようなご用件ようけんでしょうか。

Xin chào.
Anh/chị muốn trao đổi về vấn đề gì với người phụ trách tuyển dụng?

bản thân tôi

今回こんかい、御社おんしゃの採用活動さいようかつどうに関かんしてサポートできるサービスをご案内あんないしたく、ご連絡れんらくいたしました。
もしご担当たんとうの方かたがいらっしゃいましたら、少すこしお時間じかんをいただけますでしょうか。

Lần này, tôi liên hệ để giới thiệu dịch vụ có thể hỗ trợ hoạt động tuyển dụng của công ty anh/chị.
Nếu người phụ trách có mặt, xin anh/chị vui lòng dành một chút thời gian trao đổi được không ạ?

Đối tác kinh doanh

かしこまりました。
担当者たんとうしゃにおつなぎいたしますので、少々しょうしょうお待まちください。

Vâng, tôi đã hiểu.
Tôi sẽ nối máy đến người phụ trách, xin anh/chị vui lòng chờ trong giây lát.

Nghi thức điện thoại và những điểm cần lưu ý

Ở Nhật Bản, việc chú ý đến từng chi tiết rất quan trọng, vì vậy nếu bạn không chú ý đến những điều cơ bản, bạn có thể bị coi là bất lịch sự. Sau đây, chúng tôi sẽ giới thiệu những phép lịch sự cơ bản và những điểm cần lưu ý khi trả lời điện thoại.

ghi chép

Khi trả lời điện thoại, việc ghi chép lại là rất quan trọng. Việc ghi lại ngày, giờ, tên người gọi, mục đích cuộc gọi, v.v. sẽ giúp bạn tránh nghe nhầm hoặc quên nội dung.
Đặc biệt, khi nhận được tin nhắn từ người gọi, hãy nhớ ghi chép lại để có thể cung cấp thông tin chính xác cho người phụ trách sau này.

Người gọi cúp máy trước

Ở Nhật Bản, người gọi điện thoại nên cúp máy trước được coi là phép lịch sự.
Nếu người nhận cuộc gọi cúp máy trước, điều này có thể tạo ấn tượng rằng bạn muốn kết thúc cuộc gọi nhanh chóng, vì vậy hãy đảm bảo người kia đã cúp máy trước khi cúp máy. Nếu bạn là người gọi điện, bạn nên kết thúc cuộc gọi bằng cách nói “Xin lỗi” trước khi cúp máy.

Đặt ống nghe một cách nhẹ nhàng

Khi cuộc trò chuyện kết thúc, hãy nói “Cảm ơn” và nhẹ nhàng cúp máy. Việc cúp máy quá to sẽ khiến người khác có ấn tượng là thô lỗ. Hãy cố gắng giữ lịch sự cho đến cuối cùng.

Học những điều cơ bản về giao tiếp qua điện thoại bằng tiếng Nhật

Lần này, chúng tôi giới thiệu cách trả lời điện thoại bằng tiếng Nhật.

Vì bạn không thể nhìn thấy người ở đầu dây bên kia, nên cách lựa chọn từ ngữ và thái độ của bạn rất quan trọng. Nếu bạn nhớ những phép lịch sự cơ bản và mạch lạc của cuộc trò chuyện, bạn sẽ có thể trả lời một cách tự tin ngay cả khi đó là lần đầu tiên.

Khi trả lời điện thoại, hãy giới thiệu bản thân bằng giọng vui vẻ, và nếu bạn không nghe rõ người kia đang nói gì, hãy lịch sự hỏi lại họ. Khi cúp máy, đừng quên cảm ơn và cố gắng lịch sự cho đến khi kết thúc.
Khi gọi điện, hãy kiểm tra lịch trình của người kia và tóm tắt nhu cầu của bạn trước để đảm bảo cuộc trò chuyện diễn ra suôn sẻ.

Dù ban đầu bạn có thể chưa làm tốt, nhưng bằng cách luyện tập những cụm từ thông dụng và dần dần làm quen, bạn sẽ có thể tự tin trả lời điện thoại. Hãy thử áp dụng những cách cư xử và cách diễn đạt được giới thiệu trong bài viết này vào công việc hàng ngày của bạn nhé!

Tại Balipura Global, chúng tôi hỗ trợ người nước ngoài muốn làm việc tại các khách sạn và nhà nghỉ ở Nhật Bản. Chúng tôi cung cấp nhiều hỗ trợ để giúp bạn yên tâm làm việc tại Nhật Bản, bao gồm xin thị thực, thủ tục nhập cảnh và cuộc sống hàng ngày.
Chúng tôi cũng giới thiệu các công việc chuyên về ngành lưu trú và nhà hàng, vì vậy nếu bạn quan tâm, hãy nhớ xem qua các liên kết bên dưới!
Hỗ trợ tìm việc cho người nước ngoài chuyên về khách sạn và nhà trọ – Balipura Global

Giới thiệu những điều cơ bản về cách viết email công việc cho người nước ngoài! [Có câu ví dụ]

Khi làm việc tại Nhật Bản, bạn thường phải gửi email công việc. Nhiều người có lẽ không biết cách viết email.

さらに詳しく

[Dành cho người nước ngoài] Giới thiệu dễ hiểu về các thuật ngữ kinh doanh thường dùng được viết bằng chữ katakana!

Khi làm việc tại khách sạn Nhật Bản, bạn thường nghe thấy các thuật ngữ kinh doanh được viết bằng chữ Katakana trong các cuộc trò chuyện và cuộc họp hàng ngày.

さらに詳しく