登録支援機関とは？ホテル・旅館の外国人採用

登録支援機関とは、特定技能の外国人を受け入れる企業に代わって、外国人のサポートを実施する機関です。外国人の受け入れにはさまざまな支援を行う必要があり、自社で支援できない企業は登録支援機関に委託することができます。しかし、そもそも登録支援機関とはどのようなものなのかよく分からないという方も多いでしょう。
この記事では、登録支援機関について、主な支援内容や委託するメリットを解説します。登録支援機関の選び方についても紹介するので、これから外国人の採用を考えている場合はぜひ参考にしてみてください。

登録支援機関とは

登録支援機関とは、特定技能の外国人を受け入れる際に、企業に代わって外国人の支援を行う機関です。外国人を雇用するには、入国手続きやビザの申請、生活に関するサポートなど、さまざまな支援が義務付けられています。しかし、支援内容には複雑で専門的な手続きなども含まれているため、企業によっては自社での支援が難しいケースも少なくありません。そこで、受け入れ企業から委託を受けて、外国人のサポートを実施することが登録支援機関の役割です。

登録支援機関には、以下の要件を満たすことが求められます。

（参考：法務省「登録支援機関向け」）

また、登録支援機関には以下の2つの義務があり、怠ってしまうと登録を取り消されることがあります。

（参考：外務省「登録支援機関について」）

このような厳しい要件をクリアした企業のみが登録支援機関として委託を受けられるため、安心して外国人の支援を任せられます。

バリプラGlobalを運営しているバリュースタッフも要件をクリアし、登録支援機関として外国人の就職サポートを行っています。弊社はホテル・ブライダルに特化した人材供給事業を15年以上行っており、そのノウハウを活かしながら外国人の就労支援事業にも取り組んでいます。特定技能の外国人の受け入れでお悩みやお困りごとがあれば、ぜひお気軽にご相談ください。

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登録支援機関に委託するメリット

登録支援機関に委託すると、さまざまなメリットがあります。

特定技能外国人の受け入れには、ビザの取得手続きといった複雑な手続きや生活サポートなど、多くの対応が求められます。事前ガイダンスや生活オリエンテーションなどの時間がかかる支援もあるため、企業にとっては大きな負担となるでしょう。そこで登録支援機関に外国人の支援を委託することで、企業や日本人社員の負担を軽減し、業務に集中できる環境を整えられることが大きなメリットです。

また、登録支援機関が外国人との間に入ることでトラブル防止にもつながります。外国人の雇用は、文化や言語の違いによる誤解、契約内容の認識のズレなどが原因でトラブルが発生するケースは少なくありません。そこで登録支援機関が外国人と企業の間に立ち、円滑な関係を築く役割を果たすため、トラブルの発生を未然に防ぐことができます。不十分な支援では外国人が転職してしまうリスクも高まるため、細かい部分にも配慮が届くように、外国人への支援は登録支援機関に委託することがおすすめです。

登録支援機関が外国人に対して行う支援内容

登録支援機関が外国人に対して行う支援には、必ず行わなければならない「義務的支援」と、行うことが望ましいとされる「任意的支援」があります。また、任意的支援であっても、支援計画書に記載した場合は義務となります。登録支援機関に外国人の支援を委託しない場合は、義務的支援を全て実施できる体制を社内で整え、支援責任者や担当者を選出する必要があります。

また、直近2年間で外国人の受け入れ実績がない、外国人の生活相談業務を行なったことのある職員がいない場合は、特定技能外国人の受け入れ機関としての要件を満たせないため、全ての支援を登録支援機関へ委託しなければなりません。

ここでは、登録支援機関が提供する具体的な支援内容について解説します。

①事前ガイダンスの実施

外国人が日本で働き始める前に、仕事内容や職場環境について詳しく説明するための「事前ガイダンス」を行います。事前ガイダンスは3時間程度を目安に、対面やビデオ通話など、お互いの顔が見える状態で実施します。労働条件や業務内容、給与、労働時間などを具体的に説明し、その他にも日本で安心して暮らせるようにさまざまな情報を提供します。1時間に満たないものや、文書・メールで送付しただけではガイダンスを行なったとは認められません。

また、事前ガイダンスは、外国人が内容をしっかり理解できる言語で行う必要があります。重要な説明事項が多く、誤解を防ぐためにも、基本的には母国語で行うことが望ましいです。日本語能力試験のN1やN2を取得した外国人であれば、日本語での実施でも可能な場合があるので、外国人の日本語能力に合わせて柔軟に対応しましょう。

②出入国時の送迎

海外から外国人を受け入れる場合、入国時は空港から居住地または職場への送迎を行います。また、出国時にも空港まで送迎します。出国時はただ送り届けるだけでなく、不法滞在や失踪者を出さないための対策として、保安検査場の前まで同行して入場することを確認しなければなりません。
一時帰国の際は、出入国のサポートは必要ありません。

③住居の確保や生活に必要な契約のサポート

外国人が日本での生活をスタートするには、住居の確保が欠かせません。しかし、日本では外国人の賃貸契約が難しいケースも多いため、登録支援機関が間に入り、適切な住居を確保できるようサポートします。また、入居時には水道・電気・ガスなどのライフラインの契約、銀行口座の開設、携帯電話の契約など、生活に必要な各種手続きを支援します。

④生活オリエンテーションの実施

外国人が日本での生活に適応しやすいよう、生活オリエンテーションを実施します。たとえば、電車・バスの利用方法や医療機関、金融機関などの日常生活で必要となる情報を、外国人が十分に理解できる言語で説明します。こちらも事前ガイダンスと同様に、基本的には外国人の母国語で行うことが望ましいです。オリエンテーションは8時間以上、日本での生活経験がある外国人であれば最低4時間以上の実施が求められます。

⑤公的手続きへの同行

日本に住むためには、住民登録や社会保障、税金など、さまざまな公的手続きが必要です。しかし、このような公的手続きは日本語で行われるため、外国人にとってはハードルが高いと感じられます。そこで、市役所や区役所、年金事務所などの窓口に同行し、各種手続きをスムーズに進められるようサポートします。

⑥日本語学習機会の提供

外国人が職場や日常生活で困らないよう、日本語を学ぶ機会を提供する必要があります。地域の日本語教室の紹介やオンライン学習のサポートなど、外国人の日本語力向上を後押しします。

⑦相談・苦情への対応

外国人が職場や生活の中で困ったことがあれば、いつでも相談したり苦情を申し出たりできる窓口を用意し、外国人が十分に理解できる言語で助言や指導を行います。たとえば、職場の人間関係や労働条件、住宅トラブル、健康問題など、さまざまな悩みに対応します。特に労働環境に関する苦情がある場合には、企業と外国人の間に入り、公平な立場で問題を解決するよう努めます。

⑧日本人との交流促進

外国人が日本社会に馴染みやすくなるよう、日本人との交流の機会を増やすサポートも行います。地域のイベントやボランティア活動への参加を促し、日本人と自然に関わる場を提供します。さまざまな日本人と交流を持つことで、職場以外でも人間関係を築きやすくなり、日本での生活がより充実したものとなります。

⑨転職サポート

外国人がやむを得ず転職を希望する場合、適切な転職先を紹介し、再就職を支援します。特定技能の在留資格を持つ外国人は、同じ業種であれば転職可能ですが、手続きや必要書類の準備が複雑なため、登録支援機関がサポートすることで転職活動がスムーズに進みます。

⑩定期面談の実施・行政機関への通報

外国人が適切な環境で働いているかを確認するため、3か月に1回以上の頻度で定期的に面談を実施します。職場環境や生活環境をヒアリングし、問題がないかどうか確認します。万が一、企業側の対応に問題があった場合や、不適切な労働環境が発覚した場合には、必要に応じて行政機関へ通報し、適切な対応を求めることも登録支援機関の大切な役割です。面談実施後は、定期面談報告書を作成し、管轄の地方出入国在留管理局に提出します。

委託する登録支援機関を選ぶ時のポイント

外国人の支援を委託する登録支援機関を選ぶ時は、以下の3つのポイントに注目してみましょう。

特定技能外国人の母国語だけでなく、他の言語にも対応できるかどうかを確認しましょう。サポート可能な言語の種類が多いほど、文化や価値観の違いによる誤解を防ぎ、特定技能外国人との円滑なコミュニケーションが可能です。緊急時の対応や行政手続きの際にも、外国人が十分に理解できる言語でサポートできるかどうかが重要なポイントとなります。

また、所在地がどこであるかも、登録支援機関を選ぶポイントの一つです。義務的支援には対面でサポートするものや、委託後も定期面談を実施する必要があるため、できるだけ自社との距離が離れすぎていない登録支援機関を選ぶようにしましょう。

さらに、適正な委託費用を設定しているかどうかを判断するために、複数の登録支援機関の料金体系を比較するようにしましょう。費用が高すぎる場合は企業の負担が大きくなり、反対に費用が安すぎる場合もサポートの質に問題がある可能性があります。提供される支援内容と費用のバランスを見極め、適正価格で質の高いサービスを提供する機関を選ぶことが大切です。

登録支援機関の選定は、企業の負担軽減と外国人労働者の定着にも大きく影響するため、慎重に比較して企業にとって最適な機関を選びましょう。

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外国人の支援は登録支援機関に委託がおすすめ

今回は、登録支援機関について、支援内容や委託するメリットを解説しました。登録支援機関は、外国人が日本で働き、生活するうえで必要な支援を提供することで企業の負担を軽減します。そのため、外国人採用を円滑に進めるには、登録支援機関の活用が有効です。
登録支援機関を選ぶ際は、対応可能な言語や所在地、委託費用などを確認し、企業のニーズに合った機関を選びましょう。また、適切な支援を受けることで、トラブル防止や特定技能外国人の転職リスクの低減にもつながります。

バリプラGlobalでは、ホテルや旅館に特化した海外人材紹介を行っています。弊社バリュースタッフは、登録支援機関として特定技能外国人の就職をサポートします。ビザの申請から入国手続きなどの各種手続きに加え、外国人の生活サポートまでを一貫してお任せいただけます。海外人材の採用に興味のある企業様は、ぜひ以下のリンクをご覧ください。

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